Est tipů, jak udržet pořádek na stole | Time Management

IT oddělení společnosti RAO UES of Russia děkuje společnosti „Organizace času“ za úspěšně realizovaný projekt implementace time managementu na bázi Microsoft Outlook. Zaměstnanci a vedení oddělení zaznamenávají efektivnější využití pracovní doby díky využití kontextového plánování. Číst >>

Jste tu poprvé?
Mapa je navržena speciálně tak, aby vám pomohla rychle se seznámit se strukturou webu a najít potřebné informace. Ztraceni —
Mapa stránek >>

Šest tipů, jak si uspořádat pracovní plochu.

Kdysi dávno jsem seděl u stolu před počítačem a odvrátil jsem zrak od monitoru a najednou jsem si uvědomil, v jakém nepořádku mám stůl. Hromady papírů, fotek, disků, složek, kelímků, drátů, mobilů, poznámek. To všechno bylo v naprostém nepořádku. V takovém nepořádku, že jsem na stole už tak nemohl najít cokoli potřebného. To byl okamžik, kdy jsem si uvědomil, že se něco musí změnit.

Pár kroků, které mi pomohly systematicky uklidit plochu.

ZAČNĚTE SE SEZNAMEM ÚKOLŮ.

Seznam úkolů nemusí být nutně seznamem důležitých úkolů nebo strategických úkolů uspořádaných v čase. Seznam úklidu stolu vám umožní identifikovat nejdůležitější oblasti, jako je povrch stolu nebo třeba zásuvky stolu či police nad stolem. Takový seznam vám umožní mít obecný plán útoku na nepořádek. Nejlepší je začít s místem, které je vždy viditelné, a poté přejít k méně nápadným místům. Hlavní je mít naplánovanou posloupnost akcí a nepřesouvat papíry náhodně z jedné zásuvky do druhé.

ZBAVTE SE TOHO, CO NEPOTŘEBUJETE.

Vyhazování věcí, které nepotřebujete, do koše. Je to docela logické. Ale tohle spousta lidí nedělá. Přiznávám, že jsem se toho sám provinil. Odložené vzkazy s telefonními čísly. Vytištěné dokumenty, pera, kterým je jen třeba vyměnit ampule, disky s kdoví čím. Zdá se, že by se tohle všechno mohlo hodit. Jen se to tak zdá. Vyhoďte vše, co v blízké budoucnosti nepotřebujete. Pokud si každou maličkost dáte do šuplíku v naději, že ji později použijete, pak si na ni s největší pravděpodobností nevzpomenete, až ji budete potřebovat. Nebo se hledání této maličkosti promění v obtížný a časově náročný úkol.

POUŽÍVEJTE BEZDRÁTOVOU TECHNOLOGII.

Skvělým způsobem, jak si udržet pracovní prostor čistý a uklizený, je používat bezdrátovou myš a klávesnici. Toto řešení sice něco stojí. Je to ale malá cena za to, že na stole nebudete mít neustále dráty, které vám překážejí. A při práci s dokumenty si můžete klávesnici a myš odložit stranou, kde vám nebudou překážet. Totéž platí pro připojení telefonů k počítači. Levný Bluetooth adaptér vám ušetří nutnost mít na stole spoustu drátů pro různé modely telefonů.

MĚJTE NA STOLE JEN TO NEZBYTNÉ

Pokud si chcete na pracovní ploše nejen uklidit, ale i se o ni starat, pak na stole mějte jen to nejnutnější. Měli byste ale mít jasnou představu o tom, co skutečně potřebujete. Tady si každý rozhoduje sám. A přesto knihu, kterou čtete, nabíječku na telefon lze jen stěží nazvat nutností. Pro mě jsou nezbytné věci na stole myš, klávesnice a notebook. Někdy i notebook. To na práci docela stačí.

PŘESTAŇTE JÍST U SVÉHO STOLU.

Každý, kdo chce mít uklizený stůl, by měl vzít tuto radu v úvahu. Pokud máte hlad, jděte do kuchyně, jídelny, nebo si nakonec sežeňte samostatný stůl na svačinu. Ale nejezte u svého stolu. Je váš čas cenný, máte hodně práce? I ta nejdůležitější a nejnaléhavější práce, pokud trvá dostatečně dlouho, umožňuje patnáctiminutovou přestávku. Na druhou stranu můžete ušetřit čas tím, že nebudete muset ze stolu uklízet zbytky jídla a strouhanku. A kromě toho se vyhnete riziku rozlití nápoje na klávesnici nebo dokumenty.

PRAVIDELNĚ UKLIĎTE.

Neměli byste si myslet, že pořádek je obnoven jednou provždy. I když jste provedli všechny výše popsané kroky, ale neudělali nic jiného, ​​stále přijde čas, kdy bude pracovní plocha potřebovat opětovné čištění. Stačí čištění pracovní plochy opakovat v pravidelných intervalech. Například jednou týdně. Takový přísný harmonogram vám umožňuje věnovat čištění minimum času a úsilí a zároveň neustále udržovat pracovní plochu v pořádku.

Dejte si pauzu od obrazovek a podívejte se na svůj pracovní prostor. Možná je čas vyzkoušet výše uvedené tipy. Uklizený stůl zvýší vaši produktivitu, zbaví vás rušivých vlivů a umožní vám psát zajímavější a užitečnější články pro vaše blogy.

Myslíte si, že je nutné udržovat si na pracovní ploše pořádek, nebo stačí nepořádek uklidit jednou ročně?

Více se o time managementu dozvíte z knih Gleba Archangelského. Získejte je ZDARMA!

Správná systematizace věcí na vašem stole vám pomůže zefektivnit vaši práci a zvýšit vaši koncentraci, abyste toho stihli víc.

Jak si uspořádat pracovní prostor: úklid

Jakákoli přestavba by měla začít generálním čištěním. Čistý stůl není jen otázkou hygieny, ale také prostorným polem pro kreativitu.

Důkladně otřít pracovní plochy bude snazší, pokud z nich na chvíli odstraníte všechny věci. A i když se zdá, že je to dlouhý proces, ve skutečnosti bude trvat mnohem déle, než se všechny položky na ploše jednu po druhé přeskupí a semelou.

Věnujte procesu čištění dostatek času: používejte speciální čisticí prostředky, vyleštěte škrábance, přistupujte zodpovědně k odstraňování zaschlých skvrn a povrchy ošetřete leštidlem. Budete překvapeni, jak moc se vaše pracoviště promění a zvýší vaši produktivitu.

Dále se musíte zbavit zbytečných věcí. Rozdělte všechny předměty na vašem stole do dvou „táborů“: nezbytné a nepotřebné. Během toho můžete zjistit, že většinu vašeho pracovního prostoru zabírají kalendáře z loňského roku, neaktuální papíry a další věci, které vám zaneřádí stůl. Všechny tyto odpadky je třeba vyhodit.

Pokud vedle vás vždy byla nějaká nezapomenutelná věc, například fotografie, není třeba ji odstraňovat. I když jej můžete vyměnit za nový, tím „osvěžíte“ ​​prostor.

Pokud během úklidu najdete věci, které se při každodenní práci nepoužívají, ale nelze je vyhodit, jednoduše je opatrně vložte do kontejneru a přemístěte do skříně. Uvolníte tak místo a ušetříte důležité předměty.

Jak zorganizovat efektivní pracoviště?

Dobře organizované pracoviště je vždy uspořádaný prostor. Zkuste změnit obvyklé uspořádání věcí na stole. Můžete je umístit „zrcadlově“ do starého uspořádání nebo zpočátku přemýšlet o tom, jak pro vás osobně bude pohodlnější používat předměty na pracovní ploše. Tímto způsobem vnesete efekt novosti do obyčejného, ​​známého vzhledu. Je pravděpodobné, že takto aktualizovaný prostor vás bude inspirovat k vyšší produktivitě.

Abyste pochopili, v jakém konkrétním pořadí věci umístit, použijte svou intuici. Každý člověk má své vlastní chápání pohodlí, takže je důležité přesně určit, jak se vám bude nejpohodlněji sedět: sedněte si ke stolu, zavřete oči a přemýšlejte, ve které části vašeho pracovního prostoru byste podvědomě hledali ten či onen předmět. . A pak jednoduše umístěte věci podle vaší představy o jejich optimálním umístění.

Další tip se týká kancelářských potřeb. Zásobte se papírem, tužkami, kancelářskými sponkami a dalšími pomocnými věcmi pro budoucí použití. Existuje však životní hack: být stálými, nepozorovanými společníky pracovního procesu a některé kancelářské „triky“ mohou také narušit monotónnost vašich každodenních činností. K tomu byste si měli koupit barevné samolepky, ne bílé, nebo krásné neobvyklé pero. Takové maličkosti vytvářejí pro člověka příjemné prostředí.

Pracovní plocha není jen čistý a uspořádaný prostor určený pro počítač a kancelář. Je to místo, kde zaměstnanec tráví podstatnou část svého času, takže se vždy najde místo pro oblíbený, duši hřejivý předmět. Fotka ve světlém rámu, malý květináč, figurka na památku, vtipný pohár – cokoli, co vás může potěšit, je vhodné. Hlavní je nepřehánět to s množstvím.

Jak uspořádat pracoviště v kanceláři: systematizace a efektivita

Jakmile budete mít své položky na stole, přemýšlejte o tom, jak je seskupit, abyste vytvořili více místa:

• Sbírejte pera, tužky a další psací předměty do speciálního stojanu;
• Umístěte všechna elektronická zařízení blízko počítače;
• Skladujte kancelářské sponky, pořadače, sešívačky atd. v blízkosti tiskárny.

Dodržováním přísného řádu budete schopni najít věci intuitivně, což znamená, že si ušetříte čas na řešení důležitějších záležitostí.

Doporučujeme distribuovat sekundární, ale stále použité předměty do zásuvek stolu. Na drobnosti je nejlepší koupit zásobník, který je dimenzován na vaše zásuvky. Vyberte místo pro každou položku v závislosti na frekvenci používání: ty, které jsou potřeba každý den, jsou umístěny v horních zásuvkách, zbytek – v dolních.

Všechny nepoužité věci, které z nějakého důvodu nelze vyhodit, by měly být uloženy do skříně. Pokud to není možné, pak vás od nepořádku ušetří speciální velké plastové nádoby. Můžete je uložit jak blízko pracovní plochy, tak pod ní.

Roztřiďte staré papíry do složek a uložte je do kartotéky. Pro dokumenty používané denně si kupte zásobníky. Nejčastěji jsou vícestupňové, což umožňuje skladovat různé papíry na jednom místě bez míchání.

Jak by mělo být pracoviště organizováno?

Díky systematizaci vašeho pracovního prostoru tímto způsobem můžete strávit méně času hledáním věcí, které potřebujete, a uvolnit jej tak pro řešení důležitých pracovních záležitostí nebo pro relaxaci.

Pokud se však nenaučíte udržovat svůj stůl uklizený, po několika dnech bude vaše pracoviště opět zaneřáděné. Je důležité pamatovat na to, že každý předmět má své místo, kam by se měl po použití vrátit. Vytvoření trvalého návyku může samozřejmě nějakou dobu trvat, ale výsledky stojí za to.

Jak si správně uspořádat pracovní prostor: pravidla

Několik dalších tipů, které vám pomohou správně uspořádat vaše pracoviště, vytvořit dokonalý pořádek a zvýšit vaši efektivitu:

• Zvažte systém ukládání dokumentů. Pokud se jedná o složky, musí být podepsány a očíslovány;
• Nezapomeňte na odpadkový koš poblíž vašeho pracovního stolu;
• Nepřehánějte to s osobními věcmi. Odvádějí pozornost od pracovního procesu a snižují produktivitu;
• Kupte si krabice pro uložení nepotřebných věcí a papírů;
• Nezanedbávejte pohodlí svého křesla. Musí být vybavena opěradlem.

Jak uspořádat pracovní prostor doma?

Práce doma je na jednu stranu velmi pohodlná, ale na druhou stranu velmi uvolňující. Freelanceři a lidé pracující ve formátu home office mají často problémy se sebeorganizací. Nikdo nekontroluje čas začátku a konce práce, nehlídá počet a délku kuřáckých přestávek, nehlídá délku oběda a tak dále.

Abyste se vyhnuli nepříjemným okamžikům, musíte pamatovat na to, že domácí pracoviště se v podstatě neliší od toho kancelářského. Všechny techniky pro uspořádání prostoru v prostorách zaměstnavatele jsou použitelné i doma.

Základním pravidlem, jehož důsledné dodržování je nutné pro produktivní činnost na známém místě, je jasný rozvrh práce a odpočinku. Nikdo se nemůže soustředit na jednu činnost příliš dlouho, ani když je doma, takže stojí za to určit si čas, po kterém je třeba udělat povinné přestávky. Dopřejte si například 15 minut odpočinku po každé hodině práce.

Zde je důležité, aby těchto 60 minut bylo skutečně věnováno pracovním záležitostem, bez vychytávek a jiných rušivých věcí. Tento formát pro organizaci pracovních činností vám pomůže pracovat produktivně a držet krok s domácími pracemi (nikdo vás neobtěžuje vysávat nebo mýt nádobí během 15 minut určených k odpočinku).