Klasické archivní ukládání vyžaduje investice do pronájmu prostor, přepravy a udržování bezpečnosti dokumentů.
Vyhledávání a načítání potřebných dokumentů z fyzického archivu zabere spoustu času a procesy se zdržují.
S elektronickým ukládáním, spolu s nárůstem objemu dokumentů, dochází k přetížení provozních informačních systémů a ke snížení jejich výkonnosti.
Pro zachování právního významu elektronických dokumentů je nutné dodržovat regulační postupy („přerazítkování“ s přidáním časového razítka atd.), které nelze provést bez speciálních systémů.
Použijte „Dlouhodobý archiv“:
- centrálně ukládat dokumenty, včetně personálních dokumentů, a zajistit jejich integritu a právní význam po celou dobu;
- snížit náklady na skladování;
- několikrát zrychlit vyhledávání a následné stahování archivních dokumentů;
- provést všechny nezbytné postupy v souladu s pravidly správy archivních záznamů v Rusku;
- automatizovat rutinní fáze práce pro úředníky a archiváře;
- odlehčit provozní informační systémy.
- Přijímání dokumentů do archivu
- Zveřejnění v archivu
- Práce s dokumenty
- Pravidelné postupy
- Zničení dokumentů
- Přijímání dokumentů do archivu
- Zveřejnění v archivu
- Práce s dokumenty
- Pravidelné postupy
- Zničení dokumentů
Možnosti řešení
Řešení Directum RX Long-Term Archive pomáhá vytvořit centralizovaný firemní archivní fond pro elektronické originály a naskenované kopie papírových dokumentů. Veškeré fondy jsou uloženy dle pravidel archivní kancelářské práce.
Přijímání dokumentů do archivu
Osoba odpovědná za případ připraví dokumenty k předání do archivu a během několika kliknutí vytvoří předávací soupis papírových spisů nebo elektronických dokumentů. Předávací soupis může být navíc generován automaticky procesem na pozadí, takže ruční zásahy nejsou vůbec nutné.
Seznam přijatých dokumentů je poté předložen archiváři k ověření v souladu s interními postupy organizace. Když archivář seznam podepíše, systém automaticky zkontroluje integritu dokumentů a přijme je k uložení.
Vytvoření seznamu dodávek
Příklad schématu pro přenos papírových souborů do archivu
karta zásob dodání
Zveřejnění v archivu
Řešení pomáhá archiváři systematizovat a vést záznamy o přijatých dokumentech:
- vést archivní fondy pro seskupování případů podle organizací a poboček;
- vytvářet konsolidované inventáře papírových souborů a elektronických dokumentů;
- vytvářet účetní dokumenty, které lze použít k získání vizuálního znázornění změn v archivních fondech. Například roční výřezy nebo registry souhrnných inventur.
Systém také automaticky vede seznam s názvem „Kniha příjmů a vyřazení“. Obsahuje odsouhlasené dodací listy a podepsané akty o přidělení ke zničení dokumentů, které nepodléhají úschově.
Roční část souhrnného inventáře případů
Kniha přijetí a vyřazení
Práce s dokumenty
Pokud zaměstnanec potřebuje získat informace z archivu, zašle žádost například o archivní osvědčení nebo dočasný přístup k dokumentům. Potřebné archivní dokumenty si mohou vyžádat i dozorčí organizace.
Žádost o přístup k archivnímu dokumentu
Hromadné nahrávání dokumentů podle organizace
Archivář pro zaměstnance vybere dokumenty pohodlným způsobem, například pomocí vyhledávání, a poté je přidá do speciální složky v systému. Na žádost řídící organizace archivář vytvoří nahrávku na základě kritérií: typ dokumentu, sbírka, období atd. Vybrané dokumenty se nahrají do složky v počítači.
Pravidelné postupy
Je důležité zachovat bezpečnost a právní význam archivních dokumentů. Za tímto účelem se pravidelně rozhoduje:
- kontroluje konzistenci obsahu dokumentu;
- umisťuje důvěryhodné časové značky (časová razítka). Postupně se podpis dokumentu vylepšuje do formátu CAdES-A, který k elektronickému podpisu přidává archivní časová razítka a slouží k dlouhodobému ukládání podpisů.
Procedury probíhají na pozadí bez účasti archiváře.
Zničení dokumentů
Doby uložení jsou řízeny systémem. Dokumenty s uplynulou dobou platnosti jsou předávány k posouzení hodnoty. Dokumenty, které ztratily svou hodnotu, jsou na základě rozhodnutí odborné komise zničeny.
Karta aktu o přidělení případů ke zničení
Řešení dlouhodobého archivu zajišťuje integritu a právní význam dokumentů po celou dobu uložení, čímž snižuje náročnost rutinních operací pro osobu odpovědnou za případ i archiváře.
Jaký je rozdíl mezi dlouhodobým archivem a elektronickým systémem správy dokumentů?
Dlouhodobý archiv
Elektronický systém správy dokumentů
Dlouhodobé uložení dokumentů s podporou právního významu až na 75 let v souladu s právními požadavky. Uvolnění provozního úložiště jiných systémů.
Uložení všech typů dokumentů a okamžitý přístup k nim po dobu až 10 let. Dokumenty slouží ke schvalování, podepisování a provozní činnosti.
Nízké náklady na ukládání velkého množství informací, omezený přístup k dokumentům
Vysokorychlostní přístup. Zaručená dostupnost pro velký počet uživatelů.
Ukládání dokumentů ve specializovaném formátu. Pocházejí z různých systémů a není nutné implementovat práci s archivem v každém z nich.
Ukládání dokumentů ve formátu kancelářských aplikací (text, tabulky, obrázky, PDF), méně často – jiné typy
Po celou dobu uchovávání se používají běžná časová razítka a elektronický podpis ve formátu CAdES-A.
Po celou dobu uchovávání, ale s omezeními danými specifiky formátu CAdES-XL a zastaralostí certifikátů elektronického podpisu
Zvláštní pravidelné postupy pro archivní ukládání, správu fondů atd., pravidelná kontrola integrity a úplnosti, zaručená skartace
- Účel
- Vlastnosti
- Kompatibilita
- Právní význam
- Správa archivních záznamů
Dlouhodobý archiv
Dlouhodobé uložení dokumentů s podporou právního významu až na 75 let v souladu s právními požadavky. Uvolnění provozního úložiště jiných systémů.
Elektronický systém správy dokumentů
Uložení všech typů dokumentů a okamžitý přístup k nim po dobu až 10 let. Dokumenty slouží ke schvalování, podepisování a provozní činnosti.
Dlouhodobý archiv
Nízké náklady na ukládání velkého množství informací, omezený přístup k dokumentům
Elektronický systém správy dokumentů
Vysokorychlostní přístup. Zaručená dostupnost pro velký počet uživatelů.
Dlouhodobý archiv
Ukládání dokumentů ve specializovaném formátu. Pocházejí z různých systémů a není nutné implementovat práci s archivem v každém z nich.
Elektronický systém správy dokumentů
Ukládání dokumentů ve formátu kancelářských aplikací (text, tabulky, obrázky, PDF), méně často – jiné typy
Dlouhodobý archiv
Po celou dobu uchovávání se používají běžná časová razítka a elektronický podpis ve formátu CAdES-A.
Elektronický systém správy dokumentů
Po celou dobu uchovávání, ale s omezeními danými specifiky formátu CAdES-XL a zastaralostí certifikátů elektronického podpisu
Dlouhodobý archiv
Zvláštní pravidelné postupy pro archivní uchovávání, správu fondů, souhrnné inventáře, knihy příjmu a skartace, pravidelné ověřování integrity a úplnosti, zaručené zničení
Elektronický systém správy dokumentů
